各地校友会及校友：
人物档案作为缅怀历史、展现文化、励志育人的重要载体，对于加强大学校园文化建设，进而推动各方面工作具有重要意义。当前学校根据上级精神，结合实际发布了“关于做好《湖南省教育人物志（1978—2015年）》编纂工作的通知”和“关于收集中南大学人物档案资料的通知”，为进一步健全我校人物档案，在学校结合“湖南教育人物志”工作开展教职工人物档案材料征集的同时，我们希望广大校友踊跃提供下列范围内的个人资料，以促进我校人物档案建设。
一、生平类材料。个人生平传记、回忆录、履历表、日记、来往书信、学历证明和技能证书、职务任免书、专业技术职务证书、各种荣誉证书、奖章、奖状以及生平照片、声像材料（包括录音带、录像带、唱片、影片、磁盘、光盘等）。
二、活动类材料。个人参与重要学术活动、政治活动、社会活动、工作业务活动等所形成的材料，如：文章、报告、演讲稿、题词；被重要领导接见或陪同重要领导开展工作的图片、报道；被邀请出席重要会议的通知和代表证；受聘于各种组织的聘书、参加各种活动所形成的调查采访材料及在各种活动中形成的重要照片、影片、录音带、录像带、光盘等声像材料。
三、成果类材料。反映个人在教学、科研、生产、经营、管理和精神文化建设等方面取得的成果材料。如：科研成果材料——包括计划任务书、鉴定材料、推广应用材料和获奖证书、奖杯等学术研究资料（包括编辑和著述的学术专著，译著，正式出版教材，在省级以上的国内外刊物上发表的论文、诗歌、书画、摄影、文学艺术等各类作品的创作手稿及上述成果的获奖证书、奖杯，为其他书籍撰写的前言、后记等有关的图书资料等）；事业成果——包括企业产品生产、工商经营管理、工艺技术成果及获奖证书、奖杯等；个人手稿——著作手稿、讲话稿、讲义、日记、工作笔记、科研报告等。
四、社会评价类材料。如：各级组织、团体的表彰、奖励与命名的文件、决定、通报、简报，各类出版物和新闻媒体（包括国内外电视台、广播电台、报刊、杂志）上发表和报道的纪念性、评述性、介绍性的材料及相关的文学戏剧、影视作品等。
五、其它类材料。其他能够反映个人成长的各种原始凭证材料、实物等，如：个人使用过的有保存价值的实物、用品及赠送的礼品；个人珍藏的图书、资料（孤本、有批注的）等。
上述材料各单位入志人员可根据自己的情况自愿提交，对于校友提交的材料，学校档案馆将按规定办理交接手续，并按照档案整理的原则和方法进行分类、编目、著录等工作。档案馆将依法妥善保管所征收到的人物档案资料，切实维护校友的知识产权和个人隐私等合法权益。入志人有权优先利用其人物档案和随时补充归档材料，并有权要求档案馆对其中不宜向社会公开的部分进行保密或控制利用。档案馆还将通过接待查阅、举办展览、编写年表、编纂著作等形式宣扬入志人的成就，加强人物档案的利用，营造健康校园文化生态。
联系人：李君 黄珊琦 汪瑞芳
联系电话：88830488 88830800
电子邮箱：rwz@csu.edu.cn
中南大学档案馆
中南大学校友总会
2016年10月
