（2026年6月11日处务会会议讨论通过）
第一章 总 则
第一条 为健全教育发展与校友事务办公室（以下简称“本单位”）常态化统筹调度、协同联动、督办落实工作机制，规范日常运行管理，压实岗位责任、整合工作资源、提升整体履职效能。根据学校相关规章制度，结合本单位工作实际，制定本制度。
第二条 本制度适用于本单位全体在岗职工、临时聘用及实习人员。周例会是统筹协调校友总会、教育基金会、湖南省中南校友企业产学研发展中心三个独立法人单位（以下简称“三大平台”）业务推进、资源联动的核心工作载体，是落实处务会决策、推动各项工作闭环落地的重要常态化手段。
第二章 会议设置与组织安排
第三条 常规例会每周固定召开1次，原则上定于每周一上午召开，会议地点固定为本单位专用会议室。遇法定节假日、学校重大活动、寒暑假等特殊情况，由部门主要负责人统一调整会议时间并提前通知。
遇三大平台紧急业务、专项重点任务、突发事项等情况，由部门主要负责人或分管负责人发起，可召开临时例会，专项统筹、研判、处置相关工作。
第四条 本单位领导班子为固定参会人员。根据三大平台业务议题需要，可安排相关人员列席会议。会议由本单位主要负责人主持，主要负责人缺席时由分管负责人代为主持，综合办公室负责会议记录、纪要撰写及资料归档工作。
第三章 会议主要内容
第五条 常规议事内容包括
1. 传达学习。传达贯彻党和国家相关方针政策、上级部门及学校党政工作部署、会议精神、文件要求，统一落实各项工作安排。
2. 工作复盘。各岗位对照职责，汇报本周三大平台分管业务完成情况、工作成效、存在短板难点及未完成事项原因，全面梳理工作推进情况。
3. 任务部署。统筹部署本周三大平台重点工作，明确责任分工、推进时限和工作标准。
4. 风险研判。集中排查梳理三大平台业务运行中的风险隐患，集体研究统筹整改措施，压实风险防控责任。
5. 协同议事。统筹研究三大平台日常管理、业务衔接、资源共享、岗位联动、队伍建设、培训安排等一般性日常事务，破解协同壁垒。
6. 督办落实。对照处务会决策、学校部署及往期例会安排，逐项核查三大平台重点任务落实情况，通报工作进展，督促问题整改。
第六条 “三重一大”事项衔接要求
周例会为日常统筹调度会议，不替代处务会“三重一大”集体决策。涉及三大平台工作中的重大决策、重要人事、重大项目、大额度资金运作等“三重一大”事项，最终决策必须严格按照制度程序提交处务会集体审议。
第四章 会议流程与议事规则
第七条 会前准备
会前集中征集三大平台待议事项及需协调解决的问题，由综合办公室梳理确定会议议题与议程。相关人员针对专项业务议题提前准备工作材料、问题说明及初步推进方案。会务人员提前发布会议通知，明确参会要求，保障会议高效有序开展。
第八条 会议流程
一是精神传达，主持人传达上级及学校最新工作部署与纪律要求；二是岗位汇报，各岗位依次汇报三大平台上周工作完成情况、存在问题及本周工作计划；三是集中研讨，针对三大平台重点难点工作、协同堵点充分讨论，凝聚工作共识；四是统筹部署，统一明确本周三大平台工作任务、责任分工、完成时限。
第九条 议事规则
坚持民主议事、分工负责、协同联动原则，参会人员充分发表意见，共同推进三大平台工作提质增效。会议形成的统一工作部署，全体人员必须严格执行、协同落实，不得擅自变通、推诿拖延，有不同意见可会后依规反映，不得拒绝执行会议决议。严格遵守保密纪律，会议涉密内容、未公开业务部署严禁私自传播泄露。
第五章 纪要管理与督办落实
第十条 会议记录需全面、准确、详实，完整记录会议时间、参会人员、议题内容、三大平台工作汇报、研讨意见、任务部署、责任分工等核心内容。会议通知、会议记录、纪要、研讨材料等资料分类存档，作为工作考核、责任追溯及“三重一大”事项前期研判的重要备查依据。
第十一条 建立本单位专项工作台账，对例会部署的各项任务逐一明确责任人、完成时限和工作标准。实行每周跟踪调度、动态更新台账、定期通报进展。统筹协调三大平台业务衔接、资源互补、工作联动，对落实不力、推诿拖沓、进展滞后的事项限期整改，实现全流程闭环管理，确保各项工作落地见效。
第六章 附 则
第十二条 本制度由教育发展与校友事务办公室负责解释，自发布之日起施行。
